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多品牌 從檔案管理做起 |
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品牌SNG／多品牌 從檔案管理做起知識管理學者Mohammed Quaddus認為，知識管理是處理組織內外知識的產生、保存與分享。由此可知，知識管理肇始於資料檔案的建立。上班族習慣把作業的檔案儲存在以自己為名的檔案夾中，由於存在電腦看不到，也等於是「黑箱作業」，老闆沒注意也不太管。然而，知識管理做得好，對公司產生很大的價值；沒做好，卻是一種弊端。如果公司有十個品牌，分別有十個負責品牌的企劃，把自己的作業檔案都存在自己的名下，每個人再根據自己的定義，開很多子目錄存不同性質的檔案，最後會產生什麼結果？當同仁異動時（輪調或離職），所有的資料都找不到或很難找，不只讓工作無效率，也讓知識與經驗流失了。其中最重要的是，所有檔案的建立，不能存在個人的電腦硬碟中。因此，所有存在個人硬碟的歷史檔案必須大搬家，重新歸入新的分類中。為了養成新的工作習慣，我把做好檔案管理當作同仁的KPI（關鍵績效指標），同時只要跟同仁討論企畫案時，一定要同時打開電腦檔案，確保每一個作業都有被妥善儲存。如此經過一整年的會議溝通、季檢討，才完成所有資料的重整作業，如今檔案管理制度化已邁入第五年了。一分耕耘，一分收獲。新的檔案管理系統，已成為多品牌管理的最佳後盾，這至少帶來幾項好處。首先，討論案子，隨時可以調出相關資料及結案報告，吸取其他品牌經驗，且不用假手同仁尋尋覓覓；其次，內部人員進行品牌輪調，不會造成知識的流失，新上任者馬上可以上手，效率大幅度提升。多品牌管理是差異化的管理，對外不易形成加乘效果，對內卻可以從檔案管理做起，把黑箱作業制度化，把知識留在公司，達到管理綜效，值得每位老闆重視！ |
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